La version française suit
Three things about today’s debate at City Council about return-to-office for municipal staff:
1. I don’t support a mandatory return-to-office policy for City staff. So it was good to get clarity from the City Manager that hybrid work will still continue.
(My office is a good example: Because of space limitations, family commitments, the type of work they do, etc., my team will continue to be hybrid. Meanwhile, I’m in the office or in the community every day due to the nature of my work, which is split between Stittsville and City Hall.)
2. I don’t support a full return-to-office mandate for Federal public servants. Our transportation network isn’t ready. The social infrastructure to support working parents still hasn’t recovered from the pandemic. And there are local economic benefits from having more people working in the suburbs.
3. Circumstances are different for every workplace. We’re all still figuring this out, but it’s clear that flexible work models are better for everyone: employees, teams, residents, and customers.
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Here’s the motion that passed today at City Council.
THEREFORE BE IT RESOLVED that Council confirm by way of this motion that they have received the City Manager’s clear affirmation that the approach governing return to office is flexible and that the City will continue to allow hybrid work arrangements as appropriate and in accordance with workplace policies and applicable collective agreements as coordinated between employees and their managers considering many factors such as but not limited to productivity, caregiver or other leaves as per contract conditions, and dedicated workspace; and
BE IT FURTHER RESOLVED that this motion does not reflect a position or opinion on any other employer. Council acknowledges that different employers and businesses have unique requirements and objectives that affect the ability to offer hybrid work arrangements; and
BE IT FURTHER RESOLVED that Council officially reiterate its support for the decision-making authority of the City Manager as delegated to her by Council and as set forth in Section 229 of the Municipal Act, 2001 and as confirmed by Council pursuant to Section 3 of the City Manager By-law 2025-68 and the Delegation of Authority By-law 2025-69.
BE IT FURTHER RESOLVED that Ottawa City Council also requests that the City Manager encourage senior leadership and managers to maintain, wherever possible and within the policy framework, the current hybrid-working arrangements of employees as they stand today.
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Here’s additional information from City Manager Wendy Stephanson. (Emphasis is mine.)
I have received several inquiries from Councillors which reinforce that there has been confusion regarding the August 26, 2025, memo on the City’s five-day in-office standard effective January 1, 2026. I am including all of Council in my response to provide greater clarify on this important matter.
To be clear, I can assure you and all Members of Council that there will be continued flexibility and manager discretion when considering alternative work arrangement requests, including requests for hybrid work arrangements, based on the nature of the position, service delivery and operational requirements, and available dedicated and hoteling workspace. We all recognize that circumstances can occur where an employee will be able to work most productively at home and the service they provide to the public will not be impacted.
Further, the Alternative Work Arrangements Policy and its supporting procedures remain unchanged with the standard. This continues to empower managers, in consultation with their teams and individual employees, to consider alternative work arrangement requests in accordance with the Policy, applicable procedures, and any applicable collective agreement provisions or terms and conditions of employment.
This approach is intended to ensure the short- and long-term health and success of the organization. A more consistent and regular on-site presence is critical to help strengthen relationships, reinforce team norms, support formal systems and processes, facilitate ongoing knowledge transfer between leaders and employees, support mentorship and succession planning, protect the integrity of our corporate memory, build confidence in the City’s ability to deliver service excellence, and ultimately strengthen public trust.
As part of my outreach efforts over the past year, I have heard from Members of Council and community partners that we must continue to find ways to work more effectively, increase overall responsiveness and strengthen trust and transparency. This includes more in-person availability. As well, many employees have shared that we need to provide more opportunities for in-person interactions to help strengthen relationships, share knowledge and foster a sense of connection and belonging within the organization.
However, it is important to clarify that this approach means maximizing the use of our current spaces and demonstrating a consistent employee presence within our administrative facilities over the standard five-day work week. This approach was informed through the senior leadership structure to approach alternative work arrangement requests in the post-pandemic era. Consideration of factors such as operational requirements, organizational capacity, and individual circumstances (such as accommodating child care needs) to the work deployment framework will invariably result in opportunities for employees and/or teams operating on a schedule of fewer than five days in-office in accordance with the Alternative Work Arrangements Policy and its associated procedures, as amended from time to time.
The City’s goal remains to deliver excellent service to residents. Arrangements will be put in place where it makes sense from a productivity and service delivery perspective and will reflect the mix of work we do in City facilities, at client department locations, remotely in the community and from personal residences, where appropriate.
The senior leadership team remains committed to listening to all employee feedback and working with the Human Resources team to develop all the resources and supports necessary to facilitate a smooth transition in January.
Thank you for reaching out directly with your questions. I am sorry that our communications to-date on this issue have not been as clear as perhaps they could have been. To rectify this, I will be extending an invitation to meet with union officials and will be issuing another round of communications to management and staff to ensure that staff and managers have a clearer understanding of what has shifted and what supports remain for staff to access hybrid work should they need to, and to ensure that our work culture and in-person mentoring achieves the goals of serving residents better and preparing us for future sustainability.
CARNET DE NOTES : Le travail hybride à la ville d’Ottawa
Trois points au sujet du débat d’aujourd’hui au Conseil municipal à propos du retour au bureau du personnel municipal :
- Je n’appuie pas une politique de retour obligatoire au bureau pour le personnel municipal. C’était donc bien d’obtenir des éclaircissements de la part de la directrice municipale quant au fait que le mode de travail hybride continuera.
(Mon bureau est un bon exemple : en raison d’espace restreint, de responsabilités familiales, du type de travail qu’ils effectuent, etc., les membres de mon équipe continueront de travailler en mode hybride. Entre-temps, je suis au bureau ou dans la communauté tous les jours en raison de la nature de mon travail, qui est partagé entre Stittsville et l’hôtel de ville.)
- Je n’appuie pas un mandat de retour complet au bureau pour les fonctionnaires fédéraux. Notre réseau de transport n’est pas prêt. L’infrastructure sociale pour soutenir les parents qui travaillent ne s’est pas encore relevée de la pandémie. De plus, il y a des avantages économiques locaux à avoir plus de personnes qui travaillent à partir des banlieues.
- Les circonstances diffèrent dans tous les milieux de travail. Nous sommes encore en train d’y réfléchir, mais il est clair que les modèles de travail flexibles conviennent mieux à tous : les employés, les équipes, les résidents et les clients.
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Voici la motion qui a été adoptée au Conseil municipal aujourd’hui.
PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE le Conseil municipal confirme par l’entremise de la présente motion qu’il a reçu la claire affirmation de la directrice municipale que l’approche relative au retour au bureau est flexible et que la Ville continuera de permettre les dispositions de travail hybride le cas échéant, et ce, conformément aux politiques du milieu de travail et aux conventions collectives en vigueur, comme cela sera coordonné entre les employés et leurs gestionnaires, en tenant compte de nombreux facteurs, tels que notamment la productivité, les congés de soignant et autres congés conformément aux conditions des contrats, et espaces de travail dédiés; et
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE cette motion ne reflète pas la position ou l’opinion de tout autre employeur. Le Conseil reconnaît que différents employeurs et différentes entreprises ont des exigences et des objectifs uniques qui touchent la capacité à offrir des dispositions de travail hybride; et
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE le Conseil réitère officiellement son appui au pouvoir de prise de décision de la directrice municipale qui lui a été délégué par le Conseil et tel que prévu par l’article 229 de la Loi de 2001 sur les municipalités et tel que confirmé par le Conseil conformément à l’article 3 du Règlement sur le directeur général 2025-68 et au Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs 2025-69.
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE le Conseil municipal d’Ottawa demande également que la directrice municipale encourage la haute direction et les gestionnaires à maintenir, dans toute la mesure du possible et dans le cadre de la politique, les dispositions actuelles de travail hybride des employés telles qu’elles sont aujourd’hui.
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J’ai reçu de la part de conseillers plusieurs demandes de renseignements montrant bien qu’il y a eu de la confusion à propos de la note de service du 26 août 2025 concernant la norme de cinq jours au bureau de la Ville qui entrera en vigueur le 1er janvier 2026. J’inclus tous les membres du Conseil dans ma réponse afin de clarifier davantage cette question importante.
Pour que les choses soient claires, je peux vous assurer, ainsi que tous les membres du Conseil, que les gestionnaires continueront d’user de flexibilité et de discrétion en examinant les demandes de régimes de travail non conventionnels, y compris les demandes pour des régimes de travail hybrides, en fonction de la nature du poste, des exigences opérationnelles et en matière de prestation des services, et des espaces de travail dédiés et à la carte disponibles. Nous reconnaissons tous qu’il existe des situations où un employé pourra être très productif depuis la maison sans que le service qu’il fournit au public n’en pâtisse.
En outre, cette approche ne change en rien la Politique sur les régimes de travail non conventionnels et les procédures qui la soutiennent. Les gestionnaires sont toujours habilités, en consultation avec leurs équipes et les employés visés, à tenir compte des demandes de régimes de travail non conventionnels conformément à la Politique, aux procédures applicables, et aux dispositions des conventions collectives ou aux conditions d’emploi applicables.
Cette approche vise à assurer la santé et la réussite à court et à long terme de l’organisation. Une présence sur place plus constante et plus régulière est essentielle pour aider à consolider les relations, à renforcer les normes d’équipe, à soutenir les systèmes et les processus officiels, à faciliter un transfert continu de connaissances entre les leaders et les employés, à soutenir le mentorat et la planification de la relève, à protéger l’intégrité de notre mémoire organisationnelle, à bâtir la confiance dans la capacité de la Ville à assurer l’excellence du service et en définitive à renforcer la confiance du public.
Dans le cadre des efforts de sensibilisation que j’ai déployés au cours de l’année écoulée, les membres du Conseil et les partenaires communautaires m’ont dit que nous devons continuer de trouver des façons de travailler plus efficacement, d’augmenter la réactivité globale, et de renforcer la confiance et la transparence. Cela consiste notamment à avoir une plus grande disponibilité en personne. De nombreux employés ont également indiqué que nous devons fournir davantage d’occasions d’avoir des interactions en personne pour aider à solidifier les relations, à partager le savoir, et à favoriser un sentiment de contact et d’appartenance au sein de l’organisation.
Il est toutefois important de préciser que cette approche signifie de maximiser l’utilisation des espaces et d’afficher une présence constante des employés dans nos installations administratives pendant la semaine de travail habituelle de cinq jours. Cette approche s’inspire de la structure adoptée par la haute direction pour aborder les demandes de régimes de travail non conventionnels dans l’ère postpandémique. La prise en compte de facteurs comme les exigences opérationnelles, la capacité organisationnelle et les circonstances individuelles (comme les besoins en matière de services de garde d’enfants) pour le cadre de déploiement du travail entraînera invariablement des occasions pour les employés et/ou les équipes qui travaillent selon un horaire de moins de cinq jours au bureau, conformément à la Politique sur les régimes de travail non conventionnels et ses procédures associées, qui sont modifiées de temps à autre.
L’objectif de la Ville consiste toujours à offrir un excellent service aux résidents. Des mesures seront mises en place lorsque c’est sensé du point de vue de la productivité et de la prestation des services, et elles se refléteront dans l’éventail de travail que nous effectuons dans les installations de la Ville, dans les emplacements de la direction générale cliente, à distance dans la communauté et depuis les résidences personnelles, le cas échéant.
L’équipe de la haute direction reste déterminée à écouter la rétroaction de tous les employés et à collaborer avec les Ressources humaines pour développer les ressources et les soutiens nécessaires afin de faciliter une transition en douceur en janvier.
Merci de nous avoir transmis directement vos questions. Je suis désolée que nos communications à ce jour sur la question n’aient peut-être pas été aussi claires qu’elles auraient pu l’être. Afin de corriger cela, je vais envoyer une invitation pour rencontrer les responsables syndicaux, et je lancerai une autre ronde de communications à l’intention des gestionnaires et du personnel afin de m’assurer que ces derniers ont une idée plus claire de ce qui a changé et des soutiens dont disposent encore les employés pour accéder au travail hydride s’ils ont besoin, et pour faire en sorte que notre culture de travail et notre mentorat en personne atteignent les objectifs visant à mieux servir les résidents et à préparer notre viabilité future.